Cara Membuat Surat Pengiriman dan Contohnya

Mungkin anda sudah tahu apa itu surat pengiriman. Sederhananya, surat ini bisa dipahami sebagai surat yang dibuat untuk keterangan atau konfirmasi bahwa suatu aktivitas pengiriman barang atau produk telah atau akan dilakukan. Biasanya surat pengiriman dibuat oleh pihak yang mengirimkan barang ke pembeli/pemesan. 

Dalam bidang usaha, surat pengiriman menjadi penting. Hal ini untuk memastikan bahwa pihak pengirim mengirim barang tepat waktu sesuai yang telah disepakati. 

Format Penulisan Surat Pengiriman 

Adapaun mengenai tata cara dan format surat pengiriman biasanya tertulis dalam bahasa baku dan formatnya resmi. Setidaknya, surat jenis ini harus memuat struktur seperti berikut ini :

Kop Surat & Nomor Surat

Pertama, dalam surat pengiriman harus berisi kop surat. Di Kop surat terdapat keterangan nama perusahaan/instansi pengirim barang, alamat lengkap dan logo perusahaan/instansi tersebut. Juga mencantumkan nomor surat. 

Tempat & Tanggal Surat Dibuat

Kedua, dalam surat pengiriman juga wajib diisi keterangan dimana surat dibuat oleh pihak pengirim barang dan juga mengisi tanggal dan tahun pembuatan surat pembuatan.

Hal 

Ketiga, dalam surat pengiriman harus memuat Hal, yaitu tujuan surat dibuat. Dalam surat pengiriman, maka tujuan surat ini bisa diisi dengan Konfirmasi Pengiriman atau pengiriman barang. 

Alamat yang Dituju

Keempat, dalam surat pengiriman dicantumkan keterangan kepada siapa surat dibuat dan dimana tempatnya. Contoh jika anda ingin mengirim surat pengiriman. Maka harus mencantumkan keterangan Kpd. Yth. Di tempat (Sebutkan tempat).

Inti Surat 

Kelima, dalam surat pengiriman dicantumkan maksud dan tujuan surat, atau inti surat. Isi inti surat berupa keterangan mengenai jenis barang yang dikirim, tanggal, hari dan tahun pengiriman serta alamat pengiriman. Bisa juga memuat keterangan tambahan lainya yang dirasa perlu disampaikan oleh pihak pengirim kepada pihak penerima surat. 

Penutup Surat

Sama seperti surat jenis lain. Pada surat pengiriman juga berisi penutup. Berupa kata kata penutup singkat. 

Tanda Tangan Pihak Pengirimn

Bagian akhir dalam surat pengiriman ini terdapat di paling bawah surat. Berisi tanda tangan pihak pengirim atau pihak yang diberi kuasa oleh pihak pengirim. Misalnya divisi penjualan. Tanda tangan penting sebagai bukti sah bahwa surat pengiriman benar benar dibuat oleh yang berwenang, dalam hal ini, oleh pihak pengirim/kuasanya. 

Berikut ini Contoh Surat Konfirmasi Pengiriman. Silakan Download Link berikut. File berbentuk word tinggal edit sesuai kebutuhan :

Contoh Surat Konfirmasi Pengiriman

Kop Surat Perusahaan/Instansi

 

 

No.      : _____________                                           ____________, ______________ 20……

Hal      : Konfirmasi Pengiriman

 

 

Kepada

Yth. ___________________

Jln. ____________________

Kota ___________________

 

 

Pesanan Bapak melalui surat No: ______________ berupa:

1. ___________________

2. ___________________

3. ___________________

kami kirim hari ini,……….., tanggal …..-…..-20…..., dan diperkirakan tiba di tempat Bapak pada hari……….., tanggal …..-…..-20…....

 

Sesuai dengan permintaan Bapak, barang tersebut kami asuransikan pada Perusahaan Asuransi ____________. Untuk memudahkan pengecekan, bersama ini kami lampirkan fotocopy premi asuransi, daftar rincian barang dan dokumen lainnya.

 

Semoga kiriman kami tiba dalam keadaan baik.

 

  

Salam kami,

 

 

 _____________

Divisi Penjualan