Angebotsanfrage (RFQ): Welche 2D-Daten Zulieferer brauchen

Eine saubere Angebotsanfrage (RFQ) steht und fällt mit der Qualität der bereitgestellten 2D-Daten. Viele Projekte verlieren bereits in der Angebotsphase Zeit, weil Zulieferer Rückfragen stellen müssen, Risiken einpreisen oder Angebote gar nicht erst abgeben: fehlende Revisionen, unklare Toleranzen, nicht definierte Oberflächen, widersprüchliche Notizen oder schlicht das falsche Dateiformat. Dabei gilt: Zulieferer kalkulieren nicht „Ihr Produkt“, sondern das Risiko, es in der gewünschten Qualität, Menge und Zeit reproduzierbar fertigen zu können. Je klarer die 2D-Unterlagen dieses Risiko abbilden, desto schneller erhalten Sie vergleichbare Angebote – und desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass später „Überraschungen“ als Nachträge oder Terminverzug zurückkommen. Gleichzeitig sollten 2D-Daten in einer RFQ nicht mit irrelevanten Details überladen werden. Eine Angebotszeichnung muss nicht jeden internen Gedanken dokumentieren, aber sie muss eindeutig definieren, was geliefert, geprüft und akzeptiert wird. Dieser Leitfaden zeigt, welche 2D-Daten Zulieferer wirklich brauchen, wie Sie Ihr Zeichnungspaket für RFQs strukturiert zusammenstellen, welche Informationen zwingend in die Zeichnung gehören (und welche besser in Begleitdokumente), und wie Sie mit wenigen Standards die Angebotsqualität deutlich steigern. Ziel ist ein RFQ-Paket, das ohne Interpretationsspielraum kalkulierbar ist – und damit Rückfragen, Preisaufschläge und Vergleichbarkeitsprobleme reduziert.

1. RFQ vs. Fertigungsfreigabe: Warum 2D-Daten in der Angebotsphase anders funktionieren

In der Angebotsphase geht es um Kalkulation, Machbarkeit und Terminierung – nicht um die letzte Detailoptimierung. Zulieferer benötigen deshalb 2D-Daten, die das Bauteil eindeutig definieren, kritische Anforderungen sichtbar machen und typische Kostentreiber offenlegen. Eine später „gültig zur Fertigung“ freigegebene Zeichnung kann umfangreicher sein, muss es aber nicht. Entscheidend ist: Was Sie im RFQ offenlassen, wird entweder als Risikoaufschlag kalkuliert oder als Rückfrage zurückgespielt.

• RFQ-Ziel: schnelle, vergleichbare Angebote bei minimalen Rückfragen.
• Risiko-Transparenz: kritische Merkmale (Toleranzen, Oberfläche, Beschichtung, Prüfung) klar benennen.
• Änderungsfähigkeit: Punkte, die noch offen sind, explizit als „vorläufig“ kennzeichnen.
• Konsequenz: Alles, was preisrelevant ist, darf nicht implizit bleiben.

2. Die Grundausstattung: Welche 2D-Dateien in jede RFQ gehören

Unabhängig vom Fertigungsverfahren erwarten Zulieferer mindestens ein gut lesbares, revisionssicheres 2D-PDF. Je nach Prozess sind zusätzliche 2D-Formate (z. B. DXF) sinnvoll. Wichtig ist, dass alle Dateien eindeutig zueinander passen: gleiche Zeichnungsnummer, gleiche Revision, gleiche Maßeinheiten.

• 2D-PDF der Zeichnung: als „Master“ für Maße, Toleranzen, Notizen, Titelblock.
• Optional: DXF/DWG: für Laser/Wasserstrahl/Blechabwicklung, wenn relevant und korrekt exportiert.
• Optional: zusätzliche Detailblätter: z. B. separate Bohrbild- oder Montageblätter bei komplexen Baugruppen.
• Optional: Prüf-/Messblatt: wenn FAI/Erstmusterprüfung gefordert ist und Sie Messpunkte vorgeben möchten.

Praxisregel

Wenn Sie mehrere 2D-Formate schicken, muss das PDF immer die Referenz sein – und die Ableitungen müssen nachweislich daraus stammen.

3. Titelblock und Meta-Infos: Die kleinen Details, die Rückfragen verhindern

Viele RFQ-Rückfragen sind banal, aber teuer: „Welche Revision?“, „Welche Einheit?“, „Welche Projektion?“, „Welche Norm?“. Ein sauberer Titelblock beantwortet das ohne zusätzlichen Text. Je internationaler Ihre Lieferkette, desto wichtiger sind diese Angaben.

• Zeichnungsnummer (eindeutig, konsistent zum Dateinamen).
• Revision inkl. Datum (und idealerweise kurzer Änderungsgrund).
• Einheiten (typisch mm, aber nie voraussetzen).
• Projektion (europäisch/amerikanisch), um Ansichtsfehler zu vermeiden.
• Allgemeintoleranz-Regel oder Verweis (wenn nicht alles einzeln toleriert ist).
• Blattformat und ggf. Maßstab (für Plot/Lesbarkeit relevant).

4. Geometrie und Bemaßung: Was Zulieferer für eine belastbare Kalkulation brauchen

Für Angebote müssen nicht zwingend alle Maße bis ins letzte Detail ausdefiniert sein – aber die Geometrie muss eindeutig reproduzierbar sein. Zulieferer benötigen vor allem Informationen zu Bearbeitungsumfang, Komplexität, Aufspannungen und Messaufwand. Unklare Bemaßung führt oft zu konservativen Annahmen und damit zu höheren Preisen.

• Funktionsmaße klar definieren (Passungen, Dichtflächen, Montagebezüge).
• Maßketten vermeiden, die Toleranzen aufsummieren und nicht prüfbar sind.
• Bohrungen eindeutig angeben (Durchmesser, Tiefe, Senkung, Fase, Gewinde).
• Bezugssystem (Datums/Bezugskanten) setzen, wenn Lage und Prüfung wichtig sind.
• Unkritische Details standardisieren (z. B. Kantenregel), statt alles einzeln zu bemaßen.

5. Toleranzen für RFQs: Wie viel ist nötig, wie viel ist gefährlich?

Toleranzen sind einer der größten Preistreiber. Gleichzeitig sind sie häufig der größte Unsicherheitsfaktor, wenn sie fehlen oder inkonsistent sind. Für eine RFQ sollten Sie mindestens die kritischen Toleranzen definieren – und unkritische Bereiche über eine klare Allgemeinregel abdecken. So vermeiden Sie, dass Zulieferer „Worst Case“ annehmen.

• Kritische Maße tolerieren: Passungen, Dichtungen, Lager-/Wellenbezüge, Montageabstände.
• Allgemeintoleranzen angeben: für den Rest, damit nicht jedes Maß diskutiert wird.
• Form-/Lagetoleranzen nur dort, wo sie funktional sind (sonst erhöht sich Messaufwand).
• Prüfstrategie berücksichtigen: jede enge Toleranz ist auch ein Prüfkostenpunkt.

Als neutraler Überblick zur technischen Bedeutung von Toleranzen kann Toleranz in der Technik hilfreich sein.

6. Materialangaben: Eindeutig oder gar nicht – warum „Alu“ Angebote verzerrt

In RFQs ist Material nicht nur eine technische, sondern auch eine preisliche Variable. Wenn Materialangaben unklar sind, kalkuliert der Zulieferer entweder mit einem teureren Standard („sicher ist sicher“) oder mit einer günstigen Variante, die später nicht akzeptiert wird. Eine gute Materialangabe enthält Werkstoff, Norm/Standard, Zustand und – wenn relevant – Lieferform.

• Metalle: Werkstoffnummer/Legierung + Zustand (z. B. T6) + Halbzeugform.
• Kunststoffe: Polymer + Grade + Füllstoffanteil + ggf. Flammschutz/UV-Stabilisierung.
• Zertifikate: nur wenn erforderlich (z. B. Prüfzeugnis 3.1), aber dann klar benennen.
• Substitution: „gleichwertig“ nur mit Kriterien oder Freigabepflicht.

7. Oberflächen und Sichtkriterien: Der unterschätzte Angebotskiller

Oberflächenanforderungen werden in RFQs häufig zu spät präzisiert. Das führt zu unpassenden Angeboten: Der eine Lieferant kalkuliert „Industrieoptik“, der andere eine optische Premiumqualität mit Mehrstufenfinish. Wenn Optik relevant ist, müssen Sichtflächen klar markiert und Abnahmekriterien definiert werden – zumindest als Erwartungsrahmen.

• Rauheit: Ra/Rz nur dort angeben, wo funktional oder optisch relevant.
• Sichtflächen markieren: z. B. „Sichtfläche A“ statt „alles muss gut aussehen“.
• Abnahmebedingungen: Betrachtungsabstand, Licht, zulässige Defekte (wenn optikkritisch).
• Referenzbilder/Muster: für RFQs extrem hilfreich, um Erwartungen zu synchronisieren.

Grundlagen zur Oberflächenrauheit helfen als Begriffseinordnung, ersetzen jedoch keine projektspezifischen Grenzwerte.

8. Beschichtungen, Lack, Eloxal: Welche 2D-Infos Zulieferer brauchen

Beschichtungen beeinflussen Maßhaltigkeit, Optik, Korrosion, Haftung und Kosten. Für Angebote müssen Zulieferer wissen: welches System, welcher Farbstandard, welche Schichtdicke, welche Bereiche sind maskiert und ob Maße vor oder nach Beschichtung gelten. Unklare Beschichtungsangaben sind ein klassischer Grund für Nachträge.

• System: Pulverbeschichtung, Nasslack, Eloxal – klar benennen.
• Farbstandard: z. B. RAL, plus Glanzgrad/Finish.
• Schichtdicke: Zielbereich, wenn maßkritisch.
• Maskierungen: beschichtungsfreie Flächen bemaßen/markieren.
• Maßbezug: „Maße gelten nach Beschichtung“ (oder vor) für relevante Bereiche.

9. Kanten, Fasen, Entgraten: Standardhinweise für kalkulierbare Nacharbeit

Gerade in RFQs sparen Standardhinweise Zeit, weil sie Rückfragen zu „Entgraten“ und Kantenformen vermeiden. Gleichzeitig geben sie Zulieferern eine klare Vorstellung vom Nacharbeitsaufwand. Wichtig: Standardhinweise dürfen Funktionskanten nicht unbeabsichtigt verändern.

• Beispiel-Standard: „Alle nicht anders angegebenen Kanten 0,2–0,5 mm brechen (Fase oder Radius).“
• Funktionsausnahmen: Einführfasen, Dichtkanten, Passungen separat callouten.
• Gratfreiheit: „Keine scharfen Kanten, Grate entfernen“ als Ergänzung, nicht als Ersatz für Maßbereich.

10. Prüf- und Lieferanforderungen: Was gehört in die 2D-Zeichnung, was in die RFQ-Begleitmail?

Ein häufiger Fehler ist, Lieferanforderungen quer über Dokumente zu verteilen. Für Zulieferer ist ideal, wenn technische Anforderungen in Zeichnung und Spezifikation stehen, während kommerzielle/logistische Punkte in der RFQ selbst definiert werden. Dennoch sollten prüfrelevante Anforderungen, die das Bauteil definieren (z. B. Zertifikate, Messberichte), klar verankert sein.

• In die Zeichnung: prüfbare Merkmale, Zertifikate (wenn zwingend), definierte Abnahmebedingungen für kritische Optik.
• In die RFQ-Begleitdokumente: Liefertermin, Incoterms, Verpackungsvorgaben, Stückzahlen pro Los, NDA.
• Messbericht: FAI/Erstmuster, wenn gefordert – klar benennen, sonst wird es optional behandelt.

11. Benennung und Ordnerlogik: Wie Sie Angebote vergleichbar machen

Selbst gute Zeichnungen verlieren Wirkung, wenn Dateien chaotisch heißen. Ein Zulieferer verarbeitet RFQs oft halbautomatisch. Eine klare Namenslogik reduziert Verwechslungen und erleichtert die Angebotszuordnung.

• Dateiname: Zeichnungsnummer_Revision_Kurzbezeichnung (z. B. 123456_REV-B_Halter.pdf).
• Ein Projektordner: keine parallelen Mailanhänge ohne Versionskontrolle.
• „Readme“: kurze Übersicht: welche Dateien gehören zusammen, welche ist führend.
• Änderungsnotiz: bei Revisionen: „Was hat sich geändert?“ in 1–3 Punkten.

12. Outbound-Links: Neutrale Grundlagen zu RFQ und technischer Dokumentation

• Request for Quotation: Einordnung von Request for quotation (englisch, da der Begriff international üblich ist).
• Technische Zeichnung: Überblick über Technische Zeichnung.
• Stückliste: Kontext zu Stückliste.
• CAD-Datenaustausch: Hintergrund zu STEP-Dateiformat.

13. Checkliste: RFQ-2D-Paket – vollständig, eindeutig, kalkulierbar

• 1) 2D-PDF ist vorhanden, lesbar und enthält Zeichnungsnummer, Revision, Einheiten.
• 2) Projektion und Allgemeintoleranz-Regel sind eindeutig angegeben.
• 3) Kritische Maße/Toleranzen sind definiert; Unkritisches ist über Standards abgedeckt.
• 4) Material ist eindeutig (Werkstoff + Zustand + ggf. Norm/Lieferform).
• 5) Oberfläche/Rauheit ist dort angegeben, wo relevant; Sichtflächen sind markiert.
• 6) Beschichtung/Lack/Eloxal ist klar (System, Farbstandard, Schichtdicke, Maskierungen).
• 7) Kantenregel ist als Standardhinweis definiert; Funktionskanten sind ausgenommen/callouted.
• 8) Prüf- und Nachweisanforderungen (z. B. FAI, Zertifikate) sind klar platziert.
• 9) Alle Dateien sind revisionskonsistent und eindeutig benannt.
• 10) RFQ-Begleitdokumente enthalten Logistik/Kommerzielles, nicht versteckt in Zeichnungsnotizen.

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