PDM/PLM und Zeichnungen: Ordnung in Versionen und Freigaben

PDM/PLM und Zeichnungen sind in der Produktentwicklung oft der entscheidende Unterschied zwischen einem kontrollierten Prozess und einem permanenten Kampf gegen Versionschaos. Sobald mehrere Personen an CAD-Daten arbeiten, Lieferanten involviert sind oder parallel Prototypen- und Serienstände existieren, reicht eine reine Ordnerstruktur meist nicht mehr aus: PDFs werden per E-Mail weitergeleitet, „final_final“-Dateien entstehen, alte Zeichnungen liegen in Umlaufordnern, und niemand kann sicher sagen, welcher Stand tatsächlich freigegeben ist. Genau hier setzen PDM (Product Data Management) und PLM (Product Lifecycle Management) an. Sie schaffen eine zentrale Quelle der Wahrheit, regeln Zugriffe, dokumentieren Revisionen, steuern Freigaben und koppeln Zeichnungen mit 3D-Modellen, Stücklisten und Änderungen. In der Praxis scheitert die Einführung jedoch selten an der Software, sondern an fehlenden Regeln: Was ist Version, was ist Revision? Wer darf freigeben? Wie werden Änderungen beschrieben? Welche Daten sind „in Arbeit“ und welche sind für die Fertigung gültig? Dieser Leitfaden zeigt Best Practices, wie Sie mit PDM/PLM Ordnung in Versionen und Freigaben bringen – inklusive pragmatischer Vorgehensweisen für Teams, die noch nicht vollständig integriert arbeiten, aber sofort bessere Kontrolle über Zeichnungen, PDFs und Releases benötigen.

1. PDM vs. PLM: Was ist der Unterschied – und warum er für Zeichnungen relevant ist

PDM und PLM werden im Alltag oft vermischt, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. PDM konzentriert sich auf das Datenmanagement rund um CAD: Dateien, Versionen, Zugriffe, Freigaben. PLM spannt den Bogen über den gesamten Produktlebenszyklus: Prozesse, Änderungen, Stücklisten, Compliance, Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg.

• PDM: CAD-Datenverwaltung, Check-in/Check-out, Versions- und Revisionskontrolle, Zeichnungsfreigabe.
• PLM: Änderungsprozesse (ECR/ECO), Produktstrukturen, EBOM/MBOM, Freigabe-Workflows, Traceability.
• In der Praxis: Viele Systeme kombinieren PDM-Funktionen mit PLM-Workflows – entscheidend ist, was Ihr Team wirklich nutzt.

2. Warum Zeichnungen ohne System kippen: Die häufigsten Fehlerbilder

Wenn Zeichnungen nicht zentral verwaltet werden, entstehen immer wieder dieselben Muster: falsche Versionen in der Fertigung, widersprüchliche Maße zwischen 2D und 3D, unklare Revisionen oder fehlende Freigaben. PDM/PLM soll diese Risiken systematisch eliminieren.

• PDF ist älter als CAD: Zeichnung im Umlauf ist nicht der aktuelle Modellstand.
• Manuelle Überschreibungen: Maße wurden in 2D als Text geändert, ohne Revision.
• Keine Single Source of Truth: mehrere Ablagen, niemand weiß, welcher Stand gilt.
• Unklare Zustände: „in Arbeit“ wird von anderen als „freigegeben“ interpretiert.
• Lieferanten arbeiten falsch: fehlende Obsoleszenz-Regel für ersetzte Stände.

3. Kernprinzip: Single Source of Truth – ein Ort für gültige Zeichnungen

Der wichtigste Nutzen von PDM/PLM ist nicht „mehr Software“, sondern ein einfacher Grundsatz: Es gibt genau einen Ort, an dem die gültigen Zeichnungen liegen – inklusive Status, Historie und Zugriffskontrolle. Alles andere sind Kopien, die nicht als Quelle gelten.

• Zentraler Tresor: Zeichnungen werden eingecheckt, nicht „abgelegt“.
• Link statt Anhang: intern und extern wird auf den Stand verwiesen, nicht per Datei kopiert.
• Obsolet-Status: ersetzte Zeichnungen bleiben nachvollziehbar, sind aber klar als ungültig markiert.
• Auditfähigkeit: wer wann was geändert hat, ist nachvollziehbar.

4. Version vs. Revision: Die wichtigste Begriffsdisziplin im Team

Viele Teams scheitern an einer sauberen Einführung, weil Version und Revision vermischt werden. PDM/PLM kann beides verwalten – aber Sie müssen definieren, wie es genutzt wird. Eine praxistaugliche Regel lautet: Versionen sind interne Zwischenstände; Revisionen sind formale, freigegebene Stände.

• Version: entsteht bei jedem Check-in/Save; dient der internen Nachvollziehbarkeit.
• Revision: wird bewusst erhöht, wenn sich die Spezifikation ändert und ein neuer Release entsteht.
• Status gekoppelt: Revisionen sind typischerweise an Freigabestatus gebunden (z. B. Released).
• Konsequenz: Extern kommunizieren Sie Revisionen – nicht interne Versionsnummern.

5. Statusmodell: In Arbeit, zur Prüfung, freigegeben – klar und missbrauchssicher

Ein Statusmodell macht sofort sichtbar, was andere mit einer Zeichnung tun dürfen. Ohne Statusmodell werden „Work in Progress“-Stände versehentlich genutzt, weil sie optisch wie fertige PDFs wirken.

• In Arbeit: nur Autorenteam, nicht für Fertigung/Einkauf.
• Zur Prüfung: Review läuft; Änderungen möglich, aber kontrolliert.
• Freigegeben: gültig für externe Nutzung; Revision fixiert.
• Obsolet/Ersetzt: historisch, nicht mehr verwenden.

Praxis-Tipp

Erzwingen Sie, dass nur „Freigegeben“ exportiert und extern geteilt werden darf. Das ist einer der effektivsten Hebel gegen Chaos.

6. Check-in/Check-out: Warum Datei-Sperren keine Schikane sind

Die Sperrfunktion (Check-out) ist ein zentrales PDM-Element, um parallele Bearbeitungen und „Überschreib-Kollisionen“ zu verhindern. Gerade bei Zeichnungen, die aus 3D abgeleitet sind, kann eine unkontrollierte Parallelbearbeitung schnell zu gebrochenen Referenzen und inkonsistenten Bemaßungen führen.

• Single Editor: eine Person bearbeitet die Datei zur gleichen Zeit.
• Transparenz: alle sehen, wer „Owner“ des aktuellen Changes ist.
• Konfliktvermeidung: keine „merge“-Probleme wie bei Textdateien.
• Rückgabe: nach Check-in ist der Stand wieder für Reviews und Folgeprozesse verfügbar.

7. Zeichnung + 3D-Modell koppeln: Ohne Beziehung keine Kontrolle

Damit Versionen und Freigaben wirklich funktionieren, müssen Zeichnung und 3D-Modell als zusammengehöriges Paket betrachtet werden. PDM/PLM verwaltet Beziehungen (References): Welche Zeichnung gehört zu welchem Teil? Welche Konfiguration ist relevant? Welche abgeleiteten Dateien (PDF/STEP/DXF) gehören dazu?

• Reference-Management: Zeichnung referenziert die richtige 3D-Datei und Konfiguration.
• Where-used: Sie sehen, in welchen Baugruppen ein Teil verbaut ist – wichtig für Changes.
• Derived Outputs: PDF/DXF/STEP werden als abgeleitete Artefakte dem Release zugeordnet.
• Synchronität: freigegebene Zeichnung darf nicht auf ein „in Arbeit“-Modell zeigen.

8. Freigabe-Workflows: Von der Teamprüfung zur formalen Release-Freigabe

Ein PDM/PLM-Workflow ersetzt kein Zeichnungsreview, aber er strukturiert es. Gute Workflows sind schlank, rollenbasiert und risikoorientiert: einfache Teile haben weniger Gatekeeper, kritische Teile mehr.

• Autor → Reviewer → Approver: Mindeststandard für saubere Freigaben.
• Fertigungs-/QS-Review: bei CTQ-Teilen und Serienkomponenten empfehlenswert.
• Sign-off nachvollziehbar: wer hat wann freigegeben – inkl. Kommentar/Änderungsgrund.
• Automatische Benachrichtigungen: Statuswechsel triggert Aufgaben statt E-Mail-Chaos.

9. Änderungsmanagement im PLM: ECR/ECO als Schutz gegen „stille Änderungen“

Spätestens in der Serie müssen Änderungen formalisierter werden. PLM-Prozesse wie ECR (Engineering Change Request) und ECO (Engineering Change Order) sorgen dafür, dass Änderungen bewertet, genehmigt, umgesetzt und dokumentiert werden – inklusive Auswirkungen auf Zeichnungen, BOM, Werkzeuge und Prüfmittel.

• Change-Antrag (ECR): Problem/Ursache, Vorschlag, Risikoabschätzung.
• Change-Order (ECO): genehmigte Umsetzung mit Aufgaben, Terminen, betroffenen Dokumenten.
• Traceability: jede Zeichnungsrevision ist mit einem Change verknüpft.
• Seriensicherheit: verhindert, dass „mal eben“ eine Zeichnung angepasst wird.

10. Stückliste (EBOM/MBOM) und Zeichnungen: Konsistenz über Systeme hinweg

Ein häufiges Ziel von PLM ist, dass EBOM, Zeichnungen und Freigaben konsistent sind. Hier entscheidet sich, ob Ihr Prozess wirklich durchgängig ist oder ob Medienbrüche bleiben (CAD → PDM → ERP).

• EBOM als Engineering-Quelle: passt zu CAD-Struktur und Zeichnungssätzen.
• MBOM für Fertigung: kann abweichen, muss aber aus Change-Sicht nachvollziehbar sein.
• Ballons/Positionslogik: Baugruppenzeichnung muss mit BOM-Positionen übereinstimmen.
• Revisionskonsistenz: freigegebene Zeichnung gehört zu freigegebener BOM-Struktur.

11. Export- und Lieferantenpakete: So verhindern Sie den „PDF-Wildwuchs“

Auch mit PDM/PLM arbeiten viele Lieferanten am Ende mit PDFs, STEP und ggf. DXF. Best Practice ist, dass diese Dateien nicht manuell gesammelt werden, sondern als definierter Release-Output aus dem System kommen – im richtigen Stand, mit richtigem Namen und klarer Gültigkeit.

• Automatisierte Outputs: PDF/STEP/DXF werden beim Release erzeugt und verknüpft.
• Namenskonvention: Teilenummer + Revision + Status, maschinell erzeugt.
• Nur Released exportieren: verhindert, dass WIP-Stände extern landen.
• Packliste: ein Begleitdokument, das Revisionen und Inhalte des Pakets auflistet.

12. Berechtigungen und Governance: Zugriff steuern, ohne Teams zu blockieren

Zu strenge Rechte lähmen Teams, zu offene Rechte erzeugen Chaos. Ein gutes Berechtigungsmodell ist rollenbasiert und folgt dem Prinzip „so offen wie möglich, so restriktiv wie nötig“.

• Autorenteam: darf erstellen und ändern (in Arbeit).
• Reviewer: darf kommentieren und prüfen, nicht still ändern.
• Approver: darf Status setzen und freigeben.
• Externe: Zugriff auf freigegebene Outputs, nicht auf WIP-Daten.

13. Einführung in kleinen Schritten: Quick Wins, die sofort Ordnung schaffen

Viele Organisationen wollen „alles“ auf einmal: CAD, BOM, ERP-Integration, Change-Workflows. Das ist oft zu groß. Besser ist eine schrittweise Einführung, die schnell Nutzen liefert und Akzeptanz erzeugt.

• Schritt 1: Single Source of Truth + Statusmodell (In Arbeit/Zur Prüfung/Freigegeben/Obsolet).
• Schritt 2: Check-in/Check-out + Rollen (Autor/Reviewer/Approver).
• Schritt 3: Release-Outputs (PDF/STEP) systemseitig erzeugen.
• Schritt 4: Change-Log/Revisionsbeschreibung verpflichtend.
• Schritt 5: EBOM-Konsistenz und „where-used“ für Change-Impact nutzen.

14. Normen als gemeinsamer Rahmen: Warum Standards Reviews beschleunigen

Normen sind nicht direkt PDM/PLM, aber sie reduzieren Interpretationsspielräume in Zeichnungen und helfen, Reviews schneller zu machen. Besonders in Teams mit wechselnden Beteiligten und externen Partnern lohnt sich ein normnaher Aufbau.

• Darstellung: Orientierung über ISO 128.
• Bemaßung: Grundlagen über ISO 129.
• Allgemeintoleranzen: Einstieg über ISO 2768.
• Blattlayout: Orientierung über ISO 5457.

Wenn Sie diese Best Practices konsequent umsetzen, werden PDM/PLM und Zeichnungen zum Stabilitätsfaktor: Versionen sind nachvollziehbar, Freigaben eindeutig, Releases reproduzierbar, und das Team kann Änderungen kontrolliert steuern – ohne dass sich Chaos in Form von veralteten PDFs, unklaren Revisionen und widersprüchlichen Ständen in die Lieferkette einschleicht.

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